How to send email through Gmail with Mail Merge option in Google Docs...

दोस्तों आज जो ट्रिक मैं आप लोगो को बताने जा रहा हूँ वो  बहुत ही उपयोगी सिद्ध होगी क्योंकि अगर आप किसी  कंपनी में जॉब करते है या आपकी ही कोई कंपनी हैं या आपका खुद की कोई फर्म हैं तो आपको इस ट्रिक से काफी मदद मिलेगी.

ये मेल मर्ज होता क्या हैं?

हमें आये दिन ईमेल्स भेजने पड़ते हैं जिसमे कई बार हमें एक ही ईमेल में हमें कई लोगो को भेजनी पड़ती हैं तब ये मेल मर्ज काफी उपयोगी सिद्ध होता हैं. 

वैसे अगर आप लोगो ने अगर MS Word सिखा हो या उसपे काम किया हो तो आप भली भाति तरीके से मेल मर्ज से काम करना जानते होंगे.

मेल मर्ज का कार्य :

आपको एक उदहारण से समझता हूँ की आखिर ये होता क्या हैं और इसका काम क्या हैं?

मान लीजिये की आप एक मीटिंग का आयोजन करना चाहते हैं और उस मीटिंग का न्योता या आमंत्रण पत्र कुछ लोगो को भेजना चाहते हैं. जो आमंत्रण आप सभी लोगो को भेजना चाहते हैं उए आमंत्रण पत्र में लगभग सारा मैटर एक जैसा ही होगा सिवाए कुछ चीजो को छोड़ कर जैसे की हर व्यक्ति का नाम, पता, इत्यादि. अब परेशानी की बात ये है की आप को हर व्यक्ति के लिए अलग से तो आमंत्रण  पत्र नहीं लिखेंगे बस इसी परेशानी को दूर करने लिए MS Word में एक बहुत ही अच्छी सेवा होती है जिसे हम मेल मर्ज कहते हैं इसके जरिये हम पहले से ही तैयार किसी आमंत्रण पत्र में सिर्फ कुछ ही सेकंड्स में वो सभी लोगो के नाम, पते, इत्यादि को डालकर सभी के आमंत्रण पत्र को तैयार कर सकते हैं. 

ये तो थी मेल मर्ज की कहानी अब मैं असली मुद्दे पे आता हूँ वैसे तो आज के इस तकनिकी युग में इन्टरनेट का बोलबाला है और हर कोई पेपर वर्क से दूर भाग रहा हैं जहाँ इतने सारे लोगो को काफी सारे आमंत्रण पत्र छपवा के उनके घर या ऑफिस डाक द्वारा भेजना पड़ता था आज वही ये काम सिर्फ इमेल्स के जरिये संभव है. 

बस आज की जो ट्रिक है वो है तो मेल मर्ज के ऊपर ही है पर इसके साथ साथ ही आप जीमेल के जरिये कैसे, आपके द्वारा तैयार किये गए मेल मर्ज में साथ के साथ ही ईमेल भी भेज सकते हैं के ऊपर ही हैं...

चलिए शुरू करते हैं : 

चरण १: सबसे पहले आप जीमेल खोले और अपनी ID से Sign In  हो जाये.

चरण २: अपनी जीमेल आईडी से Sign In हो जाये.

चरण ३: अब आप अपने ब्राउजर के एड्रेस बार में गूगल डोकुमेंट को खोले.

चरण ४: जब गूगल डॉक खुल जाए तो फिर Create मेनू में से Spread Sheet पर क्लिक करे.

चरण ५: अब आप Tools वाले मेनू में जाए और Script Gallery पर क्लिक करे.

चरण ६: अब आपके सामने एक पॉपअप बॉक्स खुलेगा वहां सर्च बॉक्स में "Mail" सर्च करे और फिर आप "Edited another Mail Merger" को तलाशे और फिर उस स्क्रिप्ट को इन्स्टाल कर ले.

चरण ७: Authorized वाले बटन पर क्लिक करे ताकि इस स्क्रिप्ट को आपकी जीमेल और गूगल डॉक्स को इस्तेमाल करने के लिए आज्ञा मिल सके.

चरण ८ : Grant Access वाले बटन पर क्लिक करे.

चरण ९: Close वाले बटन पर क्लिक करे.

चरण १०: अब आप आप दुबारा से टूल्स मेनू में आये और Script Editor पर क्लिक करे.

चरण ११: अब आपके सामने एक नई विंडो खुलेगी वहां Publish मेनू में Publish as Service पर क्लिक करे.

चरण १२: फिर आप चेक बॉक्स पर क्लिक कर दे ताकि ये मेल मर्ज वाली सेवा आपके गूगल डोक्स में स्वत: ही चालु हो जाये.

चरण १३: लीजिये हो गया मेल मर्ज आपके गूगल डोक्स में इन्स्टाल अब आप इस सेवा का उपयोग कर सकते हैं ढेरो ईमेल भेजने के लिए.

चरण १४: अब आप दुबारा आपने जीमेल में जाए और एक ईमेल बनाये.

चरण १५: अब आप वो ईमेल लिखिए जो आप सभी लोगो को भेजना चाहते हैं बस ध्यान रहे की उस स्थान पर आप "$%Header Name%" लिखे जहाँ आप हर बार एक नई चीज या नई कांटेक्ट डिटेल लिखना चाहते हैं जैसा की नीचे चित्र में दिखाया गया हैं. आप देख सकते हैं की मैंने कई जगह "$%Header Name%" का इस्तेमाल किया हैं इसके बारे में आप आगे देखेंगे की इनका क्या इस्तेमाल होगा इस सारे प्रकरण या प्रक्रिया में. अब आप ईमेल को अपने ड्राफ्ट में सेव कर ले ताकि हम इसका इस्तेमाल मेल मर्ज में कर सके.

चरण १६: जैसा की ऊपर मैंने एक ईमेल बनायीं और उसमे कुछ "$%Header Name%" as $Variable define किये ताकि इनकी जगह हम वो Value इस्तेमाल कर सके जो अलग अलग लोगो की Contact Details हैं और उनपे ईमेल कर सके. अब आप दुबारा अपने गूगल डोक्स में जाए और वह इन "$%Header Name%" से कुछ कॉलम बनाये और उसमे वो सारी जरूरी डिटेल डाले जो आप हर बार अलग लोगो के लिए अलग-अलग इस्तेमाल करके ईमेल भेजना हैं.कैसे आप ही नीचे दिए गए चित्र को ध्यान से देखे फिर ऊपर दिए गए चित्र को देखे और आपको सब कुछ समझ आ जाएगा.

जैसा की आप देख ही सकते है की जो "$%Header Name%" मैंने इस शीत में इस्तेमाल किये हैं वही मैंने ऊपर ईमेल में भी इस्तेमाल किये हैं पर "$%" का इस्तेमाल करके आपको भी इसी "$%Value%" का इस्तेमाल करके अपना "$%Header Name%" $Variable बनाना हैं.

लीजिये अब आप तैयार हैं मेल मर्ज का इस्तेमाल करके ईमेल भेजने के लिए.

चरण १७: अब आप Mail Merge वाले मेनू में जाये और Start पर क्लिक कर दे.

चरण १८: अब आप क्लिक करे OK वाले बटन पर.

चरण १९: अब आप Grant Access वाले बटन पर क्लिक करे.

चरण २०: फिर आप Close बटन पर क्लिक करे.

चरण २१: एक बार फिर से आप Mail Merge मेनू में से Start बटन पर क्लिक करे.

चरण २२: अब आपके सामने एक छोटा सा बॉक्स आएगा जहाँ पर आपके ड्राफ्ट में सेव सारी इमेल्स की लिस्ट होगी और आप वहां से हाल ही में सेव की गयी ईमेल को चुने जोकि आपका ईमेल कंटेंट होगा उन लोगो को जिन्हें आप ईमेल भेजेंगे.

चरण २३: अब आप देख सकते हैं की शीट में मौजूद सभी लोगो को ईमेल जानी शुरू हो गयी हैं और इसका पता आपको शीट में लास्ट कॉलम से चलेगा. आप देखेंगे की हर रो में एक स्टेटस मैसेज स्वत ही छपता जाएगा.

चरण २५ : आपने सभी लोगो को ईमेल सेंड कर दी है इसका पता आपको तब चलेगा जब एक मैसेज दिखाई देगा जैसा की नीचे दिखाया गया हैं.

चरण २५: अंत में आप देख सकते हैं नीचे दिए गए चित्र में की कैसे आपके द्वारा भेजी गयी ईमेल दिखाई देगी.

जैसा की आप ऊपर देख सकते हैं की मैंने कुछ जगह कुछ डिटेल्स को लाल रंग से मार्क किया हैं वो वही Value
या $Variable हैं जो उस Spread Sheet से आये हैं जिसमे हमने काफी सारे लोगो की डिटेल्स डाली थी. जो की मेल मर्ज, हर एक $%Header Name% के जरिये Value को ले रहा और उसे ईमेल भेजने से पहले ही सारी डिटेल्स डाल के भेज रहा था उन लोगो को जिन्हें हमें मीटिंग के लिए आमंत्रित करना था.


लीजिये आपने मेल मर्ज और गूगल डोक्स का इस्तेमाल करके एक ही बार में कई सारे लोगो को ईमेल भेज दी वो भी बिना समय गवाए.


आपको ये ट्रिक कैसी लगी कमेन्ट के जरिये जरूर बताये.

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